AI & Automation Insights

Die Zeiten, in denen Buchhaltungsdaten manuell in verschiedene Systeme übertragen wurden, gehören für viele Unternehmen noch nicht zur Vergangenheit. Gerade im Schweizer KMU-Umfeld sehen wir oft, dass Banktransaktionen, Rechnungswesen und Reporting voneinander losgelöste Prozesse darstellen. Dabei gibt es heute funktionierende Wege, diese Bereiche durch Integration zu vernetzen und weitgehend zu automatisieren – ganz ohne Komplettumbau der IT-Infrastruktur.

Kern ist dabei der Zugriff auf Bankdaten über Schnittstellen (oft in Form von EBICS oder neueren APIs), die von den meisten Schweizer Banken inzwischen bereitgestellt werden. Damit lassen sich Kontoauszüge, Zahlungsaufträge oder Salden in Echtzeit auslesen oder übergeben. Kombiniert mit einem ERP oder Buchhaltungssystem, das diese Formate unterstützt, entsteht ein nahtloser Fluss von Transaktionen bis zur Verbuchung. Ob Löhne, Kreditoren oder Zahlungen von Online-Shops – der Aufwand sinkt drastisch, gleichzeitig erhöht sich die Transparenz.

Ein häufig eingesetzter Weg ist etwa die automatische Abholung von Zahlungsdaten durch ein Middleware-Tool, das diese direkt ans ERP überträgt. Alternativ lässt sich auch ein zentrales Dashboard schaffen, das verschiedene Bankkonten zusammenführt und mit offenen Posten in der Buchhaltung verknüpft. Die Systemwahl hängt stark vom Reifegrad der bestehenden Softwarelandschaft ab – entscheidend ist, dass sich die Systeme über APIs oder Exportformate verbinden lassen. Gerade hier liegt oft der Hebel: Wenn ein Systemwechsel nicht infrage kommt, genügt oft schon ein leichter technischer Layer dazwischen, um die Vorteile der Automatisierung zu realisieren.

Die Automatisierung ist dabei nicht nur ein Zeitgewinn. Sie minimiert Fehlerquellen, etwa durch Tippfehler bei manuellen Zahlungsabgleichen, und verbessert die Echtzeitfähigkeit der Buchhaltung. Cashflow-Prognosen, Liquiditätsplanung und Controlling gewinnen massiv an Qualität, wenn die Daten tagesaktuell und strukturiert zur Verfügung stehen. Auch Compliance-Anforderungen lassen sich leichter erfüllen, wenn Zahlungen automatisch dokumentiert, kategorisiert und gespeichert werden.

Besonders relevant ist das für Unternehmen mit vielen Transaktionen, wiederkehrenden Zahlungen oder starkem saisonalen Geschäft. Aber auch kleinere Betriebe profitieren: Ein Handwerksbetrieb etwa, der heute noch manuell Zahlungsfiles in e-Banking-Portale hochlädt, kann mit wenigen Schritten auf eine automatisierte Lösung umstellen, die Zahlungen direkt aus dem ERP generiert und Rückmeldungen automatisiert zurückführt.

Der entscheidende Schritt ist das Denken in Prozessen statt in Tools. Es geht nicht darum, das „beste Banking-Tool“ zu finden, sondern die bestehenden Systeme intelligent zu verbinden. Oft ist das mit überraschend wenig Aufwand machbar – wenn man weiss, wo die Hebel sitzen.

Wer sich mit dem Thema Automatisierung im Finanzbereich beschäftigt, sollte nicht nur auf Effizienz schauen. Auch strategisch ist es ein Gewinn: Entscheidungen auf Basis von Echtzeitdaten, die Entlastung administrativer Teams und die Reduktion von Fehlern im Zahlungsverkehr machen ein Unternehmen nicht nur effizienter, sondern auch resilienter.

Automatisiertes Banking in der Schweiz ist längst möglich – es muss nur richtig verbunden werden. Wer hier früh ansetzt, schafft sich nicht nur operative Vorteile, sondern stärkt auch das Fundament für Wachstum, Skalierung und digitale Resilienz.